SAP KSeF – faktury ustrukturyzowane
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorstwa mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej. Od 1 lipca 2024 roku wysyłka e-faktur do KSeF ma być obowiązkowa dla wszystkich podatników. Wprowadzenie nowej formy fakturowania wymaga od firm dostosowania swoich systemów informatycznych do wymogów technicznych i procesowych Ministerstwa Finansów.
Nasze rozwiązanie SAP KSeF oferowane jest w postaci rozszerzenia dla systemu SAP i umożliwia automatyczne przygotowanie, przesyłanie oraz odbiór elektronicznych dokumentów e-Faktur w formacie opublikowanych przez Ministerstwo Finansów.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający podatnikom wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. System służyć ma również do ich przechowywania, automatycznego oznaczania numerem identyfikującym oraz weryfikowania ze wzorem. Pozwoli to na analizę i kontrolę danych wynikających z faktur oraz uruchomienie powiadomień dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. System jest prowadzony i administrowany przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Krajowy system e-Faktur e-Faktur
Od kiedy obowiązuje i kogo dotyczy KSeF?
Od 1 stycznia 2022 podatnik może skorzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast zgodnie z treścią derogacyjną Unii Europejskiej od 1 lipca 2024 stosowanie KSeF w Polsce będzie obowiązkowe. Oznacza to, że w okresie przejściowym do 31.12.2023 o stosowaniu rozwiązania w postaci wystawiania faktury ustrukturyzowanej decyduje sam podatnik. Po tym terminie każdy podmiot, który wystawia faktury podlegające polskim przepisom podatkowym, będzie musiał wystawiać faktury w postaci ustrukturyzowanej.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Zgodnie z ustawą o VAT, faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie, który nadawany jest automatycznie. Poza spełnieniem podstawowych wymagań w zakresie elementów faktury z art.106e ustawy o VAT musi ona zawierać dane m.in. o oznaczeniach GTU oraz procedurach szczególnych w VAT.
Jak działa KSeF?
Dostęp do systemu może uzyskać każdy podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty wymienione w art. 106c ustawy, jeśli posiadają uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Możliwe jest wystawianie faktury ustrukturyzowanej zarówno bezpośrednio w KSeF, jak i w systemie finansowo-księgowym podatnika (w tym w systemie ERP) zgodnie z opublikowanym wzorem faktury.
Nasze rozwiązanie do integracji SAP KSeF
Nasze rozwiązanie SAP KSeF oferowane jest w postaci rozszerzenia dla systemu SAP i umożliwia automatyczne przygotowanie, przesyłanie oraz odbiór elektronicznych dokumentów e-Faktur w formacie opublikowanych przez Ministerstwo Finansów. Rozszerzenie zostało opracowane dla następujących systemów SAP:
- SAP ECC od wersji 6.00
- SAP S/4HANA od wersji 1510
Komunikacja z systemem KSeF może odbywać się przy użyciu platformy integracyjnej SAP (SAP PI lub SAP PO lub ich cloudowej wersji SAP CPI) oraz z użyciem bezpośrednio komunikacji pomiędzy systemem SAP ERP/S4 klienta a systemem centralnym KSeF.
Korzyści z naszego rozwiązania SAP KSeF
- Szybka i łatwa integracja z KSeF bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania
- Pełna kontrola nad procesem fakturowania za pomocą kokpitu monitorującego statusy wysyłki i odbioru e-faktur
- Zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi i bezpieczeństwem danych
- Możliwość wystawiania faktur korygujących
- Skrócenie czasu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni
- Poprawa cash flow i szybszy obieg dokumentów
- Ułatwiony i stały dostęp do e-faktur 24/7
- Brak konieczności archiwizacji papierowych faktur.
Główne cechy rozwiązania KSeF stworzonego przez nas
Komunikacja z systemem KSeF może odbywać się przy użyciu platformy integracyjnej SAP (SAP PI lub SAP PO lub ich chmurowej wersji SAP CPI) oraz z użyciem bezpośrednio komunikacji pomiędzy systemem SAP ERP/S4 klienta a systemem centralnym KSeF.

Głównym elementem aplikacji DM KSeF jest Kokpit SAP KSeF, który umożliwia przejście do odpowiednich funkcjonalności rozwiązania:
- obsługi faktur sprzedażowych wystawianych w systemie SAP, czy to w module FI, czy SD
- obsługi faktur zakupowych w kokpicie KSeF
- automatyczna wysyłka i odbiór faktur sprzedażowych, dokumentów zmiany statusu przetwarzania w KSeF. Nie ma ograniczenia po stronie systemu SAP, jeśli chodzi o ilość dokumentów wysyłanych. Czas oczekiwania na przetworzenie dokumentu uzależniony jest od możliwości serwera KSeF.
Czynności do zrealizowania w kokpicie SAP KSeF
1. Dla faktur sprzedażowych:
- przygotowanie i wysyłka faktur sprzedaży do KSeF
- walidacje dokumentu
- ewentualne ręczne uzupełnienie dokumentu (możliwość zablokowania konfiguracyjnie takiej opcji)
- podgląd XML przygotowanego do wysyłki i wysłanego
- import nadanych przez KSeF numerów, informacji o odrzuceniu przesłanych faktur, odbiór UPO
- wizualizacja faktur sprzedażowych w SAP z użyciem narzędzi dostarczanych przez MF
- analiza i obsługa statusów faktur wysłanych/odrzuconych do/przez KSeF.
2. Dla faktur zakupowych
- Pobranie faktury zakupowej z KSeF (w formacie XML)
- Przegląd i wstępna kwalifikacja pobranych faktur
- Wizualizacja odebranej faktury w formie html
- Przegląd i obsługa statusów faktur pobranych z KSeF (kokpit).
Dlaczego Westernacher?
Posiadamy unikalne na rynku kompetencje biznesowe i technologiczne w zakresie rozwiązań SAP, dzięki którym oferujemy naszym klientom kompleksowe rozwiązania umożliwiające realizację procesów end-to-end od planowania, przez zakupy i produkcję, logistykę, sprzedaż i finanse po rozliczenia, a wszystko to wspierane przez procesy kadrowe i analitykę.
1000+
konsultantów na całym świecie
Ponad 50 lat
na rynku wdrożeń systemów informatycznych
25 lat
nieprzerwanego Partnerstwa z SAP